Kupovat Windows a Office v cloudu nebo jako licence?

Cloud computing je moderní, trendy a jen v loňském roce na něj celosvětové výdaje činily 160 miliard USD. Pro řadu firem je tak jeho využívání naprostou samozřejmostí. Čím dál tím častěji se však setkáváme s tím, že v cloudu lze provozovat nejen firemní aplikace, ale také hojně používané desktopové programy, které byly dříve k dispozici jen jako trvalé licence pro počítače. Stále populárnější model pravidelného předplatného tak doplňuje, a někdy dokonce zcela nahrazuje léta používaný jednorázový nákup licence. Jaké jsou jeho výhody a kdy se může vyplatit?

Postupnou změnu ve způsobu distribuce licencí lze dobře vidět u předních softwarových firem, jako je Adobe či Microsoft. Obě nabízejí software jako službu i pro desktopové použití. V případě Adobe došlo ke kompletnímu přechodu na systém předplatného již v roce 2013. Microsoft sice stále ještě nabízí obě možnosti, ale čím dál tím více se přiklání ke cloudové variantě. „Tento způsob používání softwaru představuje lákavou nabídku a na první pohled nízkou cenu, avšak při dlouhodobém používání produktů je nerentabilní. Zatímco forma předplatného v měsíčních úhradách není vysoká, za několik let tiše překoná levnější variantu, a to nákup trvalé licence,“ konstatuje Patrik Sodoma, Sales Director for Czech Republic ze společnosti SoftwarePro.

Nad tři roky využití se předplatné nevyplatí

Klíčem k úspěchu je uvědomit si, jakým způsobem a především po jak dlouhou dobu jsou vybrané programy používány. V případě Microsoft Office se nová verze objevuje v intervalu přibližně 3 let. Nová generace s sebou obvykle přináší minoritní změny, pro mnohé uživatele tudíž není aktualizace důležitá. Ve většině případů, kdy jsou z balíku využívány jen základní funkcionality, nebude aktualizace potřebná po celou dobu trvání technické podpory výrobce, tedy přibližně 10 let. Rozdíly demonstruje tabulka porovnávající náklady využití kancelářského balíku Office se základními aplikacemi ve firmě s 50 PC:

Z tabulky je patrné, že do tří let používání se vyplatí pořídit předplatné, tedy používat software v cloudu. Delší používání potom hovoří jednoznačně pro trvalou multilicenci. A vůbec nejlépe vychází možnost pořídit použitou multilicenci. „Při nákupu trvalé multilicence firma za produkt zaplatí pouze jednou a může ho využívat navždy nebo do doby, kdy ho prodá dále, protože ho už nevyužívá. Má-li firma 50 počítačů, na nichž se pracuje s kancelářským balíkem Office, potom s měsíční předplacenou multilicencí namísto trvalé druhotné multilicence dojde k tomu, že programy se začnou přeplácet už po necelých 3 letech. Tedy ještě dříve, než stihne vyjít nová verze kancelářského balíku,“ vypočítává Patrik Sodoma. Při využití multilicence lze ušetřit víc než 50 % nákladů spojených s licencí kancelářského balíku Office. Konkrétní úspora však může být ještě vyšší, pokud firma využije výhod trhu s použitým softwarem.

Dalších cenových výhod lze dosáhnout v případě použití Office ve spojení s cloudovými službami, jako je například OneDrive, Exchange, Sharepoint či Skype for Business, a to v kombinaci měsíčního předplatného cloudových služeb s trvalou (druhotnou) multilicencí. U firmy s 50 počítači je situace následující:

Konkrétní úspora přitom může být ještě vyšší v závislosti na daných podmínkách nákupu použité multilicence. Používání starší verze balíku Office až do ukončení podpory výrobcem není ve firmách ničím neobvyklým. Většině společností funkčně postačuje starší verze s produktovou podporou vývojáře a 90 % z nich v praxi nevyužije nové funkce, které přinášejí novější verze programu. Úspory při používání druhotných multilicenčních řešení v porovnání s balíčky předplacených služeb jsou však značné a pro firmu představují obrovský ekonomický benefit. „Není problém zákazníkům připravit nabídku na míru, ať už jde o nové, nebo druhotné licence, případně porovnat obě dostupné řešení,“ dodává Patrik Sodoma. Každopádně vždy je velkým benefitem, pokud společnosti zabývající se tímto byznysem dokáží vykoupit ve firmě již nepoužívaný software. Firma se potom může rozhodnout, jaký model zvolí:

1. trvalé, nové ale drahé
2. trvalé, druhotné a levnější (s totožnou funkčností)
3. předplatné (z dlouhodobějšího hlediska pro většinu tuzemských uživatelů nejdražší řešení)
4. kombinaci všech tří forem

„Ne každá firma je a v budoucnu bude připravena přejít na cloudový, tedy předplatitelský model. Zde vstupuje do hry řada aspektů a ovlivňuje ho mnoho faktorů od workflow přes interní procesy a směrnice až po hardwarové vybavení. Ne zřídka se také stává, že firma, která vyzkoušela cloudovou formu, po nějaké době opět pořídila trvalé licence, na které byla zvyklá,“ uzavírá Patrik Sodoma ze společnosti patřící k tuzemské jedničce na trhu s tímto byznysem.

Foto: SoftwarePro